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Hinweise zur Datenschutz-Grundverordnung

Ab dem 25. Mai 2018 gilt in der Europäischen Union die neue Datenschutz-Grundverordnung, die die Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Name, Wohnort, Steuernummer, Religionszugehörigkeit etc.) von natürlichen Personen regelt. Die Unternehmen müssen ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen, Verträge mit Auftragsdatenverarbeitern (z. B. Subunternehmen), die den Umgang mit personenbezogenen Daten regeln, abschließen sowie ihre Kunden um eine Einwilligung zur Verarbeitung dieser Daten bitten. Zudem müssen so genannte technische und organisatorische Maßnahmen für die Datensicherheit getroffen werden.

Verpflichtungsgesetz

Bei Übersetzungsaufträgen werden regelmäßig (auch sensible) personenbezogene Daten verarbeitet. Gerade als Urkundenübersetzer und Gerichtsdolmetscher erfahre ich oft über persönliche Dinge. Bereits aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung zur Vertraulichkeit darf ich Inhalte, von denen ich auf schriftlichem oder mündlichem Wege Kenntnis genommen habe, niemandem herausgeben.

Die Strafvorschriften, die sich aus dem Verpflichtungsgesetz ergeben, und an die ich neben der Datenschutz-Grundverordnung gebunden bin, sind sehr weitreichend. Sie umfassen Straftaten wie Verwahrungsbruch, Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes, Verletzung von Privatgeheimnissen, Verwertung fremder Geheimnisse oder Verletzung des Steuergeheimnisses. Die Verpflichtung zum vertraulichen Umgang mit Ihren Daten nehme ich daher sehr ernst und treffe alle möglichen Maßnahmen, um ihr nachzukommen.

Eigenverantwortliche Arbeitsweise

Wenn Sie eine Übersetzungsagentur beauftragen, wissen Sie nicht, in wessen Hände Ihre Unterlagen gelangen. Viele Agenturen beauftragen externe Übersetzer, zu denen sie noch nie im Leben „echten“ Menschenkontakt hatten. Auch ich bekomme regelmäßig Anfragen von unbekannten Vermittlern, die vertrauliche Texte gleich im Anhang mit schicken, ohne dass ich jemals eine Vertraulichkeitsvereinbarung mit ihnen geschlossen hätte.

Im Gegensatz zu Vermittlungsagenturen bearbeite ich alle Aufträge selbstständig und in eigener Verantwortung. Ihre Unterlagen, seien es gedruckte Originale, Abschriften oder elektronische Inhalte wie E-Mails und Scans, verlassen mein Büro nicht. Muss ein Text durch einen zweiten Übersetzer extern lektoriert werden oder intern (z. B. von einer Aushilfe) kopiert oder formatiert werden, so wird im Vorfeld stets ein so genannter Auftragsverarbeitungsvertrag im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung geschlossen. Dieser verpflichtet die Parteien zum stets vertraulichen und ordnungsgemäßen Umgang mit personenbezogenen Daten.

Datensicherheit

Alle Inhalte, die Sie über meine Homepage oder mein E-Mail-Konto übermitteln, werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert und unterliegen somit den deutschen Datenschutzgesetzen, die zu den strengsten weltweit gehören. Nähere Informationen zur von mir genutzten IT-Infrastruktur finden Sie hier.

Aus Gründen der Datensicherheit wird auf Cloud-Dienste verzichtet. Die lokal gespeicherten Daten werden gemäß den üblichen Schutzzielen der IT-Sicherheit (Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit) behandelt. Mit Hilfe eines persönlichen Zertifikates werden E-Mails, die vertrauliche Inhalte oder Anhänge aufweisen, digital unterschrieben (signiert) und verschlüsselt. Ihre personenbezogenen Daten, die Sie über das Kontaktformular auf meiner Website eingeben, werden im HTTPS-Standard übermittelt.

Speicherung von Übersetzungsdaten

Alle erstellten Übersetzungen und sowie sämtliche E-Mail-Nachrichten werden mindestens für die Dauer, die sich aus den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ergibt, lokal gespeichert. Die Daten dienen in erster Linie zu Nachweiszwecken bei Finanzbehörden und zur Abwehr eventueller Gewährleistungsansprüche. Sie werden zudem für die Erstellung von Terminologie-Datenbanken und Translation Memories verarbeitet.

Die Speicherung der Übersetzungen hat den praktischen Vorteil für Sie, dass Sie jederzeit eine erneute Ausstellung derselben Übersetzung anfordern können. Wenn Sie wiederkehrender Geschäftskunde sind, kann ich außerdem auf diese Weise Terminologien verwalten, die es mir erlauben, Ihre Firmenterminologie konsistent zu halten.

Bei der Auftragserteilung werden Sie transparent über den Umfang, den Zweck und die Dauer der Datenverarbeitung sowie über Ihre Betroffenenrechte im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung aufgeklärt und um Ihre ausdrückliche Zustimmung für die Datenverarbeitung gebeten. Ohne Ihre Einwilligung können keine personenbezogenen Daten verarbeitet und somit keine Übersetzungen, die solche Daten enthalten, erstellt werden.